Organizzare persone, processi e contenuti per raggiungere il successo strategico

EntEnterprise Content Management (ECM), non riguarda solo il controllo e la gestione dei contenuti aziendali, ma gestisce ogni informazione generata dall’interazione tra le persone e i contenuti stessi. Riguarda la documentazione di come il contenuto viene scambiato e utilizzato dai diversi dipartimenti aziendali, quali sistemi coinvolge, e con quali processi è collegato. Riguarda inoltre ogni tipologia d’informazione e la gestione dell’intero ciclo di vita di ogni documento, dalla sua nascita fino alla cancellazione finale.

Open Text ECM Suite
La suite ECM di Open Text comprende funzionalità in grado di gestire qualunque tipo di contenuto, come contratti, web, asset digitali (immagini. Audio, video, ecc…), email, form di raccolta dati, report e molto altro.

Oltre a questo promuove la collaborazione attraverso l’utilizzo di spazi per la gestione dei contenuti di progetto, spazi dedicati alle community, forum, blog, wiky, e strumenti per il messaging e la collaborazione real time.

Per completare le funzionalità Open Text ECM Suite fornisce anche un motore per il Business Process Management che permette di automatizzare i processi che collegano le persone e i contenuti.

La suite ECM di Open Text  fornisce tutti gli strumenti di una piattaforma completa, modulare, flessibile, che espone le proprie funzionalità grazie ai Web Services.

Benefici di una piattaforma integrata ECM

• Costi limitati per l’avviamento, l’amministrazione e la formazione.
• Aumento dell’efficienza nella gestione dei processi aziendali
• Maggior controllo dell’utilizzo delle informazioni aziendali e della loro consistenza
• Incremento della collaborazione tra le persone
• Migliore gestione del rischio legato alle controversie legali
• Maggior capacità di garantire la conformità ai regolamenti esterni e/o ai controlli interni.

Open Text ECM Suite i componenti

Document Management fornisce un robust archivio per i documenti aziendali (Microsoft Office, CAD, PDF, ecc…), nonché gli strumenti per organizzarli, visualizzarli, classificarli, controllarne l’accesso, gestirne le differenti versioni, tracciare gli accessi e le operazioni eseguite, uniformare il formato. Fornisce inoltre un potente servizio di ricerca per i documenti ed il loro contenuto.

Collaboration & Community Management offre una serie di strumenti per facilitare il lavoro tra persone, contenuti e processi. Spazi dedicati a progetti o a Community, messanger per la comunicazione real time, condivisione del desktop del proprio PC, Wiki, blogs, forum e monto altro.

Records Management permette il controllo completo di tutto il ciclo di vita dei documenti attraverso l’applicazione di robuste regole di conservazione e disposizione che verificano quando il contenuto può essere cancellato, archiviato o semplicemente spostato su media a minor costo.

Email Management permette l’archiviazione, il controllo, e il monitoraggio della posta riducendo significativamente le dimensioni del database Domino®/Exchange®, incrementando così le prestazioni del server di posta.

Capture & Delivery fornisce la possibilità di convertire in formato digitale qualunque documento cartaceo aggiungendo informazioni ricavate dall’OCR/ICR, o applicate via barcode sulla copia fisica. Il documento convertito viene poi automaticamente inserito nel repository documentale.

Business Process Management è costituito da una serie di strumenti specifici per l’analisi, il disegno, il rilascio, l’esecuzione e il controllo di processi che coinvolgono persone e contenuti. BPM permette l’interazione con alter piattaforme come SAP® e Oracle®.

Archiving aiuta a mantenere sotto controllo le spese per i dischi ottimizzando l’uso degli storage.
Permette la gestione dell’unità in cui salvare il contenuto in base alla tipologia di dato e al contesto che lo caratterizza

Content Reporting è costituito da una serie di tool per l’analisi e la generaione di report a partire da ogni informazione presente nella piattaforma ECM. Consente la distribuzione delle informazioni in diversi formati e su diversi canali (stampa, email, fax, siti web, ecc…).