ECM

L’Enterprise Content Management è salito molto rapidamente alla ribalta negli ultimi anni, soprattutto da quando gli strumenti gestionali di tipo transazionale hanno iniziato a mostrare i loro limiti se chiamati a gestire la totalità dell’informazione circolante in azienda.

Noi non crediamo nell’approccio totalizzante da parte di una sola tecnologia, così come non siamo interessati al gioco delle statistiche che assegnano una percentuale crescente alle informazioni non strutturate rispetto a quelle strutturate.

Vero è che negli ultimi anni tutte le aziende hanno dotato i loro dipendenti di una capacità elaborativa spaventosa senza preoccuparsi di garantirne il controllo.
L’ECM è un’ottima tecnologia che permette di sfruttare ancora più a fondo le potenzialità dell’End User Computing e di Internet, convogliandole però all’interno di un ambiente “corporate” dotato di regole e di controlli.
Su una piattaforma ECM i meccanismi con cui vengono profilati sia gli utenti che le informazioni in essa contenute sono per lo più automatici (ex. sincronizzazione con server LDAP, gruppi funzionali preesistenti, strutture di cartelle…) ed i controlli avvengono in tempo reale su ogni singolo evento.
Meccanismi e Controlli sono anche alla base della notazione IDEF0 utilizzata dalla nostra BCMM per tracciare e rimodellare i processi. Ed i processi sono e continueranno ad essere la struttura portante dell’assetto organizzativo di ogni azienda.
La vera sfida dei prossimi anni sarà quella di riportare in azienda e tenere sotto controllo tutta una serie di processi che si sono gradualmente disgregati, perché ormai nella disponibilità ed autonomia di ogni singolo utente.
Pensiamo ad esempio a quanti flussi approvativi vengono oramai gestiti via e-mail o a quante informazioni lavorative vengono condivise mediante strumenti di “social network”, blog, wiki… senza che l’azienda ne sia addirittura a conoscenza.
Le nostre soluzioni ECM fanno si che l’utente possa continuare ad utilizzare gli strumenti a lui più congegnali, ma all’interno di processi ripetibili e codificati secondo le regole aziendali:

• Un step approvativo di un workflow verrà dall’utente eseguito via e-mail, ma tutti i documenti, le firme, l’audit e l’archiviazione della pratica verranno gestiti in automatico dalla piattaforma ECM sottostante.
• La condivisione all’interno di un gruppo di lavoro delle informazioni relative ad un determinato argomento verrà fatta in tempo reale via web, ma utilizzando strumenti quali blog, wiki, canali di discussione, news, spazi di progetto, messi a disposizione e controllati dalla piattaforma ECM aziendale.

Avendo a disposizione una piattaforma ECM possiamo rapidamente mettere in sicurezza processi estesi a tutta l’azienda, sfruttando le potenzialità di Internet per realizzare finalmente quel concetto di azienda estesa che abbiamo sentito teorizzare per anni.

Ecco alcune delle “soluzioni” che ProcessNet può mettere a disposizioni dei propri clienti che decidono di dotarsi di una piattaforma ECM: